L’entreprise doit conserver, durant un an, les enregistrements numériques. Ils sont classés par conducteur et par date. Un an durant lequel le respect de la réglementation peut être vérifié par l’Administration.
Les sorties imprimées, les enregistrements numériques et les disques servant de preuve en cas de litige sur les salaires doivent, en fait, être conservés plus longtemps : trois ans après le départ du conducteur et cinq ans pour l’URSSAF (lutte contre la fraude).
L’employeur est tenu de remettre, aux conducteurs qui en font la demande, une copie des données numériques brutes. Ce sont celles qui figurent sur la carte et non pas celles qui ont été corrigées par un logiciel.
Règl. UE 165/2014
L'entreprise ne peut ni légalement ni techniquement modifier les contenus de la carte. Ce sont les données brutes. Elles seules sont prises en compte lors d’un contrôle routier. En conséquence, le conducteur doit veiller à ce que les enregistrements sur sa carte soient conformes ou à défaut il doit pouvoir justifier des anomalies par la présentation d’un ticket annoté et signé.
(Voir l'ensemble des consignes Tickets manuscrits.)